Tata Cara Penulisan Nomor Surat Hizbul Wathan

Tata cara penulisan nomor surat Hizbul Wathan pada dasarnya tidaklah terlalu berbeda dengan tata cara penulisan surat ditingkat Qobilah. Hanya saja nanti untuk penulisan nomor surat yang dikeluarkan oleh Qobilah akan ditambah dengan nomor Qobilah yang ditetapkan oleh Kwartir Daerah masing-masing.

Sebagai contoh untuk penulisan nomor surat keputusan dari kwartir wilayah adalah sebagai berikut :

011/SK.Kwarwil-19/D/III/2016

Adapun keterangannya adalah :

1. Angka 011 adalah nomor urut surat keluar. Dimulai dari awal tahun bulan Januari dan berakhir di bulan Desember.
2. Tulisan SK yang diakhiri dengan titik merupakan kode khusus yang terdiri dari :

• SK = Surat Keputusan
• INS = Instruksi
• EDR = Edaran
• MLM atau PENG = Maklumat atau Pengumuman
• TGS = Surat Tugas
• REK = Surat Rekomendasi

untuk surat biasa kode khusus dihilangkan, sehingga penulisan langsung 011/Kwarwil-19/D/III/2016

3. Tulisan Kwarwil setelah kode khusus adalah eselon / pimpinan yang mengeluarkan surat, apakah dari Kwartir Wilayah, Kwartir Daerah atau Kwartir Cabang dengan menggunakan singkatan.
4. Angka -19 adalah nomor urut Kwartir Wilayah Kalsel. Untuk Kwartir Daerah mengikuti penomoran di Muhammadiyah sebagai berikut :

No. Urut	KWARDA
01	BARITO KUALA
02	BANJAR
03	HULU SUNGAI SELATAN
04	HULU SUNGAI UTARA
05	BANJARMASIN
06	HULU SUNGAI TENGAH
07	KOTABARU
08	TABALONG
09	TAPIN
10	TANAH LAUT
11	TANAH BUMBU
12	BANJARBARU
13	BALANGAN

5. Huruf D adalah kode surat dengan ketentuan sebagai berikut :

• A = Pengesahan, Organisasi, Pimpinan
• B = Personalia (keanggotaan), pindah, wafat, pendaftaran, pemberhentian
• C = Permusyawaratan, undangan, utusan, sidang
• D = Laporan kegiatan organisasi
• E = Instruksi, maklumat, pengumuman, tuntunan, pedoman, seruan
• F = Inventaris dan perlengkapan organisasi
• G = Keuangan dan harta milik
• H = Hubungan keluar organisasi dengan pemerintah / organisasi lain
• I = Lingkup keluarga besar Muhammadiyah dan sesama Ortom
• K = Lain-lain

6. Tulisan angka III romawi merupakan angka bulan 3 / Maret surat tersebut dikeluarkan
7. Ditutup dengan tulisan tahun dengan menggunakan 4 digit angka.

Untuk format penulisan nomor surat resmi Muhammadiyah dapat di baca pada postingan Penomoran surat organisasi Muhammadiyah.

Demikian tata cara penulisan surat resmi Hizbul Wathan, semoga bermanfaat untuk ramanda/ibunda pimpinan Kwartir.