Penomoran surat organisasi Muhammadiyah

Surat adalah alat komunikasi tertulis dalam sebuah kertas sebagai sarana informasi dan komunikasi kepada pihak lain baik atas nama pribadi atau instansi yang memiliki persyaratan khusus berupa notasi, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.

Menurut Sugiarto (2005), surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain yang memiliki persyaratan khusus yaitu penggunaan kertas, penggunaan model/bentuk, penggunaan kode dan notasi, pemakaian bahasa yang khas serta pencantuman tanda tangan.

(https://bakri.uma.ac.id/surat-adalah-alat-komunikasi-tertulis-dalam-sebuah-kertas-sebagai-sarana-informasi-dan-komunikasi)

Berdasarkan pengertian tersebut, terdapat 5 hal penting yang harus diperhatikan dalam pembuatan surat organisasi yaitu :

1. Kop surat
2. Penomoran surat
3. Bentuk surat
4. Tanda tangan
5. Cap stempel

Untuk postingan kali ini admin hanya akan membahas mengenai tata cara penomoran surat khususnya surat organisasi Muhammadiyah.

Berdasarkan keputusan PP Muhammadiyah No. 1/KEP/I.0/B/2023 tanggal 1 Januari 2023 (SK dapat dilihat di Halaman Pedoman Organisasi Muhammadiyah) untuk pembuatan Nomor Surat adalah sebagai berikut :

Nomor surat terdiri dari 17 karakter (huruf, angka, titik dan garis miring) yang terbagi  dalam 5 bagian yang dipisahkan garis miring, sebagai berikut :

x/xxx/x.x/x/xxxx

1. x pertama adalah nomor urut surat dimulai dari angka 1 sampai angka terakhir pada tutup tahun takwim (31 Desember), kemudian untuk awal tahun berikutnya kembali ke angka 1 lagi. Nomor urut surat ini ditutup dengan karakter garis miring.
2. xxx kedua merupakan kode khusus untuk pembuatan Surat Keputusan, Surat Mandat / Tugas, Surat Edaran, Maklumat dan lain-lain dengan kode sebagai berikut :

• Surat Rekomendasi : REK
• Surat Tugas/Mandat : TGS
• Surat Keputusan : KEP
• Surat Kuasa : KSA
• Surat Keterangan : KET
• Surat Pernyataan : PER
• Instruksi : INS
• Maklumat : MLM
• Edaran : EDR

Kode khusus tidak perlu ditulis pada surat-surat biasa dan ditutup dengan karakter garis miring.

3. x.x ketiga merupakan kode eselon dan kode pimpinan yang dipisahkan oleh tanda titik. Kode eselon menggunakan angka romawi dari I - V dengan angka romawi I adalah Pimpinan Pusat, II adalah Pimpinan Wilayah, III adalah Pimpinan Daerah, IV adalah Pimpinan Cabang dan V adalah Pimpinan Ranting. Sedangkan untuk kode pimpinan menggunakan angka 0 - 27, dimana 0 adalah kode untuk pimpinan sedangkan 1 - 27 digunakan oleh Majelis/Lembaga jika menerbitkan surat keluar, dengan ketentuan nomor urut Majelis/Lembaga sebagai berikut :

1. Majelis Tarjih dan Tajdid
2. Majelis Tabligh
3. Majelis Pendidikan Tinggi, Penelitian dan Pengembangan
4. Majelis Pendidikan Dasar Menengah dan Pendidikan Nonformal
5. Majelis Pembinaan Kader dan Sumber Daya Insani
6. Majelis Pembinaan Kesehatan Umum
7. Majelis Pembinaan Kesejahteraan Sosial
8. Majelis Ekonomi, Bisnis dan Pariwisata
9. Majelis Pendayagunaan Wakaf
10. Majelis Pemberdayaan Masyarakat
11. Majelis Hukum dan Hak Asasi Manusia
12. Majelis Lingkungan Hidup
13. Majelis Pustaka dan Informasi
14. Lembaga Pengembangan Pesantren
15. Lembaga Pengembangan Cabang/Ranting dan Pembinaan Masjid
16. Lembaga Kajian dan Kemitraan Strategis
17. Lembaga Pembinaan dan Pengawasan Keuangan
18. Lembaga Resiliensi Bencana
19. Lembaga Amil Zakat, Infaq dan Sedekah
20. Lembaga Pengembangan Usaha Mikro Kecil Menengah
21. Lembaga Hikmah dan Kebijakan Publik
22. Lembaga Seni Budaya
23. Lembaga Pengembangan Olahraga
24. Lembaga Hubungan dan Kerjasama Internasional
25. Lembaga Dakwah Komunitas
26. Lembaga Pemeriksa Kehalalan dan Kajian Halalan Thayyiban
27. Lembaga Pembinaan Haji dan Umrah

4. x keempat merupakan kode masalah sebagai berikut :

• A : Umum dan Tata Usaha
• B : Organisasi
• C : Keuangan, Perlengkapan / Perbekalan
• D : Personalia
• E : Keagamaan, Dakwah/Tabligh, dan Penyiaran
• F : Pendidikan, Penelitian dan Pelatihan (Darul Arqam, Baitul Arqam, Latihan Instruktur dan sebagainya)
• G : Perekonomian
• H : Kesehatan, Sosial dan Kemasyarakatan
• I : Hukum, Perundang-Undangan, Hak Asasi Manusia
• J : Hubungan Luar Negeri / Masyarakat
• K : Wakaf, Zakat, Infaq dan Shadaqah
• L : Pemberdayaan Masyarakat
• M : Kepustakaan, Informasi dan Digitalisasi
• N : Seni Budaya dan Olahraga
• O : Lain - lain

5. x kelima adalah tahun masehi ditulis lengkap (Misal 2022, 2023 dst)

Berdasarkan penjelasan diatas maka untuk penulisan surat biasa yang dikeluarkan oleh Majelis Tabligh PDM adalah : 02/III.2/A/2023

Penjelasannya : 02 adalah nomor surat keluar, III adalah Kode eselon (PDM), 2 adalah kode pimpinan Majelis Tabligh, A adalah kode masalah Umum dan Tata Usaha.

 
Jika PDM ingin meng-SK-kan PCM, maka nomor suratnya adalah 02/KEP/III.0/D/2023. Penjelasannya : 02 adalah nomor SK keluar, KEP adalah kode khusus untuk Surat Keputusan, III kode eselon PDM, 0 kode pimpinan, D adalah kode masalah untuk personalia.

Nomor surat berada di bawah kop surat dengan posisi rata kiri sejajar dengan tempat dan tanggal surat dikeluarkan, kecuali untuk nomor surat keputusan yang diletakkan di tengah halaman dibawah tulisan Surat Keputusan

Untuk penulisan Surat resmi Hizbul Wathan dapat dibaca di postingan Tata Cara Penulisan Nomor Surat Hizbul Wathan.

Demikian penjelasan mengenai penomoran surat organisasi Muhammadiyah, semoga bermanfaat Silakan isi komentar untuk diskusi lebih jelas ...